이 글에서는 기안문 문서 작성 방법 중 4. 실무에 적용하는 기안문 작성 팁에 대해 알아봅니다. 상황별 기안문 작성 전략과 효과적인 의사소통 전략, 그리고 흔히 저지르는 실수와 해결책까지, 실무에 바로 적용할 수 있는 기안문 작성 팁을 소개 합니다.
1. 상황별 기안문 작성 전략
승인요청 기안문 작성 전략
승인요청 기안문은 새로운 프로젝트, 예산 사용, 정책 변경 등 상급자의 승인이 필요한 사안에 대해 작성합니다. 핵심은 상급자가 빠르고 정확하게 내용을 파악하여 승인 여부를 결정할 수 있도록 명확하고 논리적으로 작성하는 것입니다. 필요한 정보를 누락 없이 제시하고, 예상되는 효과와 발생 가능한 위험까지 포함하여 설득력을 높이는 것이 중요합니다.
- 배경 및 필요성: 왜 이 안건에 대한 승인이 필요한지 명확하게 제시합니다. 현재 상황과 문제점을 설명하고, 제안하는 내용이 왜 필요한지 논리적으로 밝힙니다. 예시: “현재 A프로젝트 진행에 필요한 B장비가 부족하여 업무 효율이 저하되고 있습니다. 따라서 B장비 추가 구매를 통해 업무 효율을 개선하고자 합니다.”
- 제안 내용: 구체적으로 어떤 내용을 승인받고자 하는지 상세하게 기술합니다. 프로젝트의 목표, 기간, 예산, 담당자 등 핵심 정보를 포함해야 합니다. 예시: “B장비 2대를 추가 구매하여 A프로젝트에 투입하고자 합니다. 예산은 총 1,000만원이며, 구매 기간은 2주, 담당자는 홍길동입니다.”
- 기대효과 및 위험분석: 제안이 승인되었을 경우 예상되는 긍정적인 효과를 구체적인 수치로 제시하여 설득력을 높입니다. 동시에 발생 가능한 위험 요소와 그에 대한 대응 방안도 함께 제시하여 신뢰도를 확보합니다. 예시: “B장비 추가 구매를 통해 A프로젝트 작업 속도가 20% 향상될 것으로 예상됩니다. 납품 지연 가능성에 대비하여 C업체와 예비 계약을 체결하여 위험을 최소화하겠습니다.”
- 결론 및 요청사항: 기안의 핵심 내용을 다시 한번 요약하고, 상급자에게 어떤 행동을 요청하는지 명확히 밝힙니다. 예시: “B장비 추가 구매를 통해 A프로젝트의 성공적인 완수를 위해 예산 1,000만원 승인을 요청드립니다.”
정보공유 기안문 작성 전략
정보공유 기안문은 특정 부서 또는 전체 구성원에게 새로운 정보나 중요한 사항을 알리기 위해 작성합니다. 전달하고자 하는 정보를 명확하고 간결하게 전달하는 것이 중요하며, 필요한 경우 관련 자료를 첨부하여 이해도를 높일 수 있습니다.
- 목적: 기안문을 통해 전달하고자 하는 정보가 무엇인지 명확하게 제시합니다. 예시: “A프로젝트의 변경된 일정을 공유합니다.”
- 주요 내용: 전달하고자 하는 핵심 정보를 간결하고 명확하게 작성합니다. 불필요한 내용은 제외하고 육하원칙에 따라 정보를 정리하면 효과적입니다. 예시: “A프로젝트의 마감일이 2024년 3월 15일에서 2024년 3월 22일로 변경되었습니다. 변경 사유는 협력업체의 자재 납품 지연입니다.”
- 관련 자료: 필요한 경우 관련 자료를 첨부하여 이해도를 높입니다. 예시: “변경된 일정표는 첨부파일을 참고 부탁드립니다.”
- 기타 사항: 정보 공유 이후 필요한 조치나 협조 사항이 있다면 명시합니다. 예시: “변경된 일정에 따라 업무 계획을 조정해 주시기 바랍니다.”
보고 기안문 작성 전략
보고 기안문은 프로젝트 진행 상황, 업무 결과, 문제 발생 사항 등을 상급자에게 보고하기 위해 작성합니다. 사실에 근거하여 객관적으로 내용을 기술하고, 필요한 경우 도표나 차트를 활용하여 가독성을 높이는 것이 좋습니다.
- 보고 내용: 어떤 내용을 보고하는지 명확하게 제시합니다. 예시: “A프로젝트 1분기 진행 상황을 보고합니다.”
- 진행 상황/결과: 프로젝트 목표 대비 현재 진행 상황, 달성 결과 등을 구체적으로 기술합니다. 수치 데이터를 활용하여 객관적인 근거를 제시하는 것이 중요합니다. 예시: “1분기 목표 달성률은 95%이며, 세부 항목별 진행 상황은 아래와 같습니다.”
- 문제점 및 해결방안: 프로젝트 진행 과정에서 발생한 문제점이나 예상되는 어려움, 그리고 그에 대한 해결 방안을 제시합니다. 문제점을 숨기지 않고 솔직하게 보고하고, 적극적인 해결 의지를 보이는 것이 중요합니다. 예시: “B부품 수급에 어려움을 겪고 있어 납기 지연이 예상됩니다. C업체와 협의하여 대체 부품을 확보하는 방안을 검토 중입니다.”
- 향후 계획: 앞으로 어떻게 프로젝트를 진행할 계획인지 구체적으로 제시합니다. 예시: “2분기에는 B부품 수급 문제를 해결하고, 계획된 일정을 준수하기 위해 노력하겠습니다.”
2. 효과적인 의사소통 전략
명확하고 간결한 언어 사용
- 기안문의 목적을 명확하게 드러내는 제목을 사용하고, 핵심 내용을 간결하게 전달해야 합니다. 불필요한 수식어나 전문 용어 사용은 자제하고, 쉬운 단어를 사용하여 누구나 이해하기 쉽도록 작성하는 것이 중요합니다.
- 예시: “OOO 프로젝트 예산 사용 승인 요청” (X) -> “OOO 프로젝트 예산 승인 요청” (O)
논리적인 구성 및 근거 제시
- 주장하는 내용에 대한 타당한 근거를 제시하고, 논리적인 순서로 내용을 구성하여 설득력을 높여야 합니다. 특히 승인 요청 기안문의 경우, 데이터나 수치 등 객관적인 자료를 활용하여 주장을 뒷받침하는 것이 효과적입니다. 구체적인 사례를 제시하여 이해도를 높이는 것도 좋은 방법입니다.
- 예시: “프로젝트 성공을 위해 추가 예산이 필요합니다.” (X) -> “OOO 기능 추가로 사용자 만족도를 높이기 위해 1,000만원의 추가 예산이 필요합니다. 시장 조사 결과, OOO 기능 추가 시 사용자 만족도가 20% 상승할 것으로 예상됩니다.” (O)
정중하고 예의 바르는 표현
- 상급자에게 보고하거나 승인을 요청하는 기안문은 정중하고 예의 바르는 표현을 사용해야 합니다. 단정한 문체와 경어를 사용하고, 상황에 맞는 적절한 높임말을 사용하는 것이 중요합니다.
- 예시: “XXX 하겠음.” (X) -> “XXX 하겠습니다.” (O)
독자 중심의 글쓰기
- 기안문을 읽는 상대방의 입장을 고려하여 작성해야 합니다. 상대방이 어떤 정보를 필요로 하는지, 어떤 부분에 관심을 가질지 예측하고, 그에 맞춰 내용을 구성하고 전달하는 것이 효과적입니다. 상대방의 배경지식이나 이해 수준을 고려하여 전문 용어 사용 여부를 결정하고, 내용을 적절하게 설명해야 합니다.
- 예시: 전문 용어를 사용하여 기술적인 내용을 설명할 경우 괄호 안에 쉬운 설명을 추가한다.
꼼꼼한 검토 및 수정
- 기안문 작성을 완료한 후에는 오타, 문법 오류, 내용상의 모순 등을 꼼꼼하게 검토하고 수정해야 합니다. 다른 사람에게 검토를 요청하여 객관적인 시각에서 피드백을 받는 것도 좋은 방법입니다. 특히 중요한 기안문일수록 여러 번 검토하여 완성도를 높이는 것이 중요합니다.
- 예시: 기안문 작성 후 동료에게 검토를 요청하고, 오타 및 문법 오류 등을 수정한다.
3. 기안문 작성 시 자주 하는 실수와 해결책
불명확한 목적과 제목
흔히 기안문의 목적을 명확하게 드러내지 않거나, 제목을 너무 포괄적으로 작성하는 실수를 합니다. 이는 담당자가 기안문의 핵심 내용을 빠르게 파악하는 것을 어렵게 만듭니다. 기안문 작성 시 가장 먼저 목적을 명확히 하고, 이를 함축적으로 나타내는 제목을 작성해야 합니다.
- 해결책: 기안문의 핵심 주제를 담아 간결하고 명확한 제목을 작성합니다. 예를 들어 “영업팀 회식 지원 요청”보다는 “2024년 1분기 영업팀 회식 예산 지원 요청”과 같이 구체적으로 작성하는 것이 좋습니다.
중요 정보 누락
기안문에 필요한 정보를 누락하면 담당자가 의사결정을 내리는 데 어려움을 겪을 수 있습니다. 기안문 작성 전, 필요한 정보들을 미리 목록화하고, 작성 과정에서 누락되는 부분이 없는지 꼼꼼히 확인해야 합니다. 육하원칙에 따라 정보를 점검하는 것도 좋은 방법입니다.
- 해결책: 육하원칙(누가, 언제, 어디서, 무엇을, 어떻게, 왜)을 활용하여 기안문에 필요한 정보가 모두 포함되었는지 확인합니다. 예를 들어, 예산 사용 관련 기안문이라면 사용 목적, 금액, 사용 기간, 담당자 등을 명확하게 기재해야 합니다.
근거 없는 주장
근거 없이 주장만 나열하는 기안문은 설득력이 떨어집니다. 모든 주장에는 객관적인 데이터, 관련 자료, 논리적인 설명 등 명확한 근거가 제시되어야 합니다.
- 해결책: 주장하는 내용에 대한 근거 자료를 첨부하고, 구체적인 수치나 사례를 활용하여 논리를 뒷받침합니다. 예를 들어, 새로운 장비 도입을 요청하는 기안문이라면, 해당 장비 도입 시 예상되는 생산성 향상 효과를 구체적인 수치로 제시해야 합니다.
장황하고 복잡한 문장
지나치게 장황하고 복잡한 문장은 이해하기 어렵습니다. 간결하고 명확한 문장으로 작성하고, 핵심 내용을 요약하여 제시하는 것이 중요합니다.
- 해결책: 짧고 간결한 문장을 사용하고, 불필요한 수식어나 접어를 제거합니다. 한 문장에는 하나의 정보만 담는 것이 좋습니다. 또한, 중요한 내용은 강조 표시를 하거나 별도의 단락으로 구분하여 가독성을 높입니다.
일관성 없는 서술
기안문 전체에서 일관된 어투와 서술 방식을 유지해야 합니다. 어투나 서술 방식이 자주 바뀌면 내용의 신뢰도가 떨어질 수 있습니다.
- 해결책: 기안문 작성 전, 사용할 어투와 서술 방식을 정하고, 전체 내용에서 일관성을 유지합니다. 예를 들어, 존댓말을 사용하기로 했다면 기안문 전체에서 존댓말을 사용해야 합니다.
3. 기안문 작성 시 자주 하는 실수와 해결책
맞춤법 및 문법 오류
기안문에 맞춤법이나 문법 오류가 있으면 내용의 신뢰도가 떨어지고, 전문성이 부족해 보일 수 있습니다. 기안문 작성 후에는 반드시 맞춤법 검사기를 사용하고, 다른 사람에게 검토를 요청하여 오류를 수정하는 것이 좋습니다.
- 해결책: 맞춤법 검사기를 사용하여 오류를 확인하고 수정합니다. 문법에 확신이 없는 경우, 문법 검사 사이트나 책을 참고하거나, 동료에게 검토를 요청합니다. 자주 틀리는 맞춤법이나 문법은 따로 정리하여 숙지하는 것이 좋습니다. 예시: ‘되’와 ‘돼’의 구분, ‘않’과 ‘안’의 구분 등.
부적절한 첨부 파일
첨부 파일은 기안문의 내용을 보충하거나 증빙하는 역할을 합니다. 하지만 불필요한 파일을 첨부하거나, 파일 형식이 잘못된 경우 오히려 담당자에게 혼란을 줄 수 있습니다.
- 해결책: 기안문에 꼭 필요한 파일만 첨부하고, 파일 이름을 명확하게 기재합니다. 파일 용량이 너무 큰 경우에는 압축하여 첨부하고, 가능하면 PDF, Word, Excel 등 표준 파일 형식을 사용하는 것이 좋습니다. 예시: ‘회의록_20240401.pdf’, ‘프로젝트_제안서.docx’와 같이 파일 이름을 작성합니다.
불충분한 검토
기안문 작성 후 충분한 검토 없이 제출하면 오타, 문법 오류, 내용상의 오류 등이 발생할 수 있습니다. 기안문은 중요한 의사결정의 근거가 되는 문서이므로 제출 전 반드시 꼼꼼하게 검토해야 합니다.
- 해결책: 기안문 작성 후 시간을 두고 다시 한번 읽어보며 내용을 검토합니다. 다른 사람에게 검토를 요청하여 객관적인 시각에서 피드백을 받는 것도 좋은 방법입니다. 특히 중요한 기안문일수록 여러 번 검토하고, 필요한 경우 상사에게 사전 검토를 요청하는 것이 좋습니다.
명확하지 않은 요청 사항
기안문의 목적은 특정 요청 사항에 대한 승인을 받거나, 정보를 공유하는 것입니다. 따라서 기안문에는 요청 사항이 명확하게 드러나야 합니다. 요청 사항이 불명확하면 담당자가 혼란을 느낄 수 있고, 의사결정이 지연될 수 있습니다.
- 해결책: 기안문의 마지막 부분에 요청 사항을 명확하고 간결하게 요약하여 제시합니다. 요청 사항이 여러 개인 경우, 번호를 매겨 구분하거나 표로 정리하면 담당자가 쉽게 파악할 수 있습니다. 예시: “위와 같은 이유로 1,000만원의 예산 지원을 요청합니다.”
수신자 및 참조자 설정 오류
기안문의 수신자는 기안문을 통해 보고를 받거나 승인을 해야 하는 사람입니다. 참조자는 기안문의 내용을 참고해야 하는 사람입니다. 수신자와 참조자를 잘못 설정하면 정보 전달에 혼선이 발생할 수 있습니다.
- 해결책: 기안문을 작성하기 전에 수신자와 참조자를 명확하게 구분하여 설정합니다. 수신자는 기안문의 직접적인 대상이 되는 사람으로, 승인 권한을 가진 상급자 또는 관련 부서 담당자가 될 수 있습니다. 참조자는 기안문의 내용을 알아야 할 필요가 있는 사람으로, 관련 부서의 다른 직원이나 협력 업체 담당자가 될 수 있습니다. 수신자와 참조자 설정에 오류가 없는지 다시 한번 확인하는 것이 중요합니다.
이 글에서는 ‘1. 상황별 기안문 작성 전략’, ‘2. 효과적인 의사소통 전략’ 등 기안문 문서 작성 방법 중 4. 실무에 적용하는 기안문 작성 팁에 대해 알아보았습니다. 감사합니다.
기안문 문서 작성 방법 | 2. 기안문 구성 요소와 작성법