이 글에서는 기안문 문서 작성 방법 중 2. 기안문 구성 요소와 작성법에 대해 알아봅니다. 기기안문 제목 작성, 본문 작성, 첨부 서류, 결재란까지 기안문의 구성 요소와 효과적인 작성법을 설명해드립니다. 기안문 작성에 도움이 필요하신 분들께서는 본문을 참고하시면 작성에 도움이 될 것입니다.
1. 기안문 제목 작성
기안문 제목 작성의 중요성
기안문 제목은 기안의 내용을 한눈에 파악할 수 있도록 간결하고 명확하게 작성해야 합니다. 제목만 보고도 기안의 목적과 내용을 쉽게 이해할 수 있어야 담당자들이 효율적으로 업무를 처리할 수 있습니다.
효과적인 기안문 제목 작성법
- 간결하고 명확하게: 핵심 내용을 함축적으로 표현하여 제목이 너무 길어지지 않도록 합니다. 불필요한 수식어는 삭제하고 꼭 필요한 단어만 사용하는 것이 좋습니다.
- 구체적인 내용 포함: 기안의 목적과 주요 내용을 명확히 드러내야 합니다. “업무 개선 건” 과 같이 모호한 표현보다는 “영업부 업무 프로세스 개선안” 과 같이 구체적으로 작성하는 것이 좋습니다.
- 키워드 사용: 관련 부서나 담당자가 기안을 쉽게 검색하고 찾을 수 있도록 관련 키워드를 제목에 포함시키는 것이 효율적입니다.
- 피동형 표현 지양: 가능하면 능동형 표현을 사용하여 제목을 간결하고 명확하게 작성합니다. “○○에 대한 검토 요청” 보다는 “○○ 검토 요청”과 같이 작성하는 것이 좋습니다.
기안문 제목 작성 예시
- 좋은 예시:
- 온라인 마케팅 전략 변경안
- 2024년도 예산안 승인 요청
- 신규 인력 채용 계획(영업팀)
- A사와의 업무 협약 체결 건
- 나쁜 예시:
- 건의드립니다.
- 중요한 내용입니다.
- 업무 관련 요청
- 문의드립니다.
기안 유형별 제목 작성 가이드
기안의 유형에 따라 제목 작성 방식에 약간의 차이가 있을 수 있습니다.
- 예산 관련 기안: 예산안, 예산 변경, 예산 전용 등과 같이 기안의 목적을 명확히 명시하고, 해당 금액 및 사용처를 간략하게 기재하는 것이 좋습니다. (예: 2024년도 마케팅 예산안(총 1억원))
- 인사 관련 기안: 신규 채용, 승진, 퇴사 등 기안의 내용을 명확히 명시하고, 관련 부서 및 직급을 함께 기재하면 좋습니다. (예: 영업팀 신입사원 채용 계획(2명))
- 계약 관련 기안: 계약의 종류, 계약 상대방, 계약 금액 등 핵심 정보를 간결하게 제목에 포함시키는 것이 중요합니다. (예: B사와의 소프트웨어 공급 계약 체결 건(5천만원))
추가적인 팁
- 회사 내부 규정이나 지침이 있다면 해당 규정에 맞추어 제목을 작성합니다.
- 제목은 전체적인 기안 내용을 대표해야 합니다.
- 필요에 따라 부제목을 활용하여 내용을 더욱 명확하게 전달할 수 있습니다.
2. 기안문 본문 작성
기안문 본문은 기안의 목적, 배경, 내용, 기대효과 등을 명확하고 논리적으로 기술해야 합니다. 잘 작성된 기안문 본문은 결재권자가 기안의 내용을 빠르고 정확하게 이해하고 승인 여부를 결정하는 데 도움을 줍니다.
기안 목적 명확히 제시
- 기안을 통해 무엇을 달성하고자 하는지 명확하게 제시해야 합니다.
- “온라인 마케팅 전략을 변경하여 매출 증대를 목표로 합니다.” 와 같이 구체적으로 작성합니다.
- 예시: 현재 시장 상황 변화에 따른 효율적인 마케팅 전략 수립 및 매출 증대를 위해 온라인 마케팅 전략을 변경하고자 합니다.
기안 배경 설명
- 기안을 작성하게 된 배경 및 필요성을 설명해야 합니다.
- 현재 상황 및 문제점을 명시하고, 이를 해결하기 위해 기안이 필요함을 논리적으로 제시합니다.
- 예시: 최근 경쟁사의 공격적인 마케팅으로 인해 온라인 매출이 감소하고 있으며, 변화하는 소비자 트렌드를 반영하지 못한 기존 마케팅 전략으로는 목표 달성이 어려운 상황입니다. 따라서 새로운 온라인 마케팅 전략 수립이 시급합니다.
기안 내용 상세히 기술
- 기안의 핵심 내용을 상세하고 구체적으로 기술해야 합니다.
- 기안 내용에 대한 객관적인 데이터 및 근거 자료를 제시하여 설득력을 높이고, 실행 계획 및 예상 결과를 명확히 제시하는 것이 중요합니다.
- 표, 그림, 그래프 등을 활용하여 내용을 효과적으로 전달할 수 있습니다.
- 예시:
- 변경될 온라인 마케팅 전략: SNS 마케팅 강화, 인플루언서 협업, 검색 엔진 최적화(SEO) 개선
- 예상 소요 예산: 총 5천만원 (SNS 광고 집행 3천만원, 인플루언서 협찬 2천만원)
- 예상 결과: 온라인 매출 20% 증대, 브랜드 인지도 10% 상승
기대 효과 제시
- 기안을 통해 얻을 수 있는 기대 효과를 구체적으로 제시해야 합니다.
- 기대 효과는 측정 가능하도록 수치화하여 제시하는 것이 좋습니다.
- 예시: 본 기안을 통해 온라인 매출 20% 증대, 브랜드 인지도 10% 상승, 고객 만족도 5% 향상을 기대할 수 있습니다. 또한, 향후 새로운 마케팅 채널 확보 및 시장 경쟁력 강화에도 기여할 것으로 예상됩니다.
관련 부서와의 협의 내용
- 기안 내용과 관련된 부서가 있다면, 해당 부서와 사전 협의한 내용을 기재해야 합니다.
- 협의 부서, 협의 내용, 협의 결과를 명확히 작성합니다.
- 예시: 본 기안은 마케팅팀, 영업팀과 사전 협의를 완료하였으며, 각 팀의 의견을 반영하여 최종안을 수립하였습니다.
기타 참고 사항
- 기안문 본문은 간결하고 명확하게 작성해야 하며, 불필요한 내용은 생략합니다.
- 문장은 짧고 간결하게 작성하고, 전문 용어 사용은 최소화합니다.
- 기안 내용에 대한 문의 사항이 있을 경우 담당자 연락처를 기재합니다.
3. 기안문 첨부 서류
기안문의 내용을 뒷받침하거나 보충 설명하기 위해 필요한 서류를 첨부해야 합니다. 첨부 서류는 기안의 내용을 이해하는 데 도움을 주고, 결재권자의 의사결정을 돕는 중요한 역할을 합니다.
첨부 서류의 종류
- 관련 자료: 기안 내용과 직접적으로 관련된 자료들을 첨부합니다. 예산안, 사업 계획서, 계약서, 시장 조사 자료, 설문 결과 등이 포함될 수 있습니다.
- 예시: 신규 사업 기획안, 경쟁사 분석 보고서, 고객 설문조사 결과
- 근거 자료: 기안의 타당성을 입증하는 자료들을 첨부합니다. 법령, 규정, 지침, 선행 연구 자료 등이 해당됩니다.
- 예시: 관련 법률 조항, 회사 내부 규정, 외부 전문 기관의 분석 보고서
- 증빙 자료: 기안의 내용을 증명하는 자료들을 첨부합니다. 사진, 영상, 거래 명세서, 확인서 등이 있습니다.
- 예시: 행사 사진, 계약서 사본, 영수증
- 참고 자료: 기안의 내용을 보충 설명하는 자료들을 첨부합니다. 관련 기사, 논문, 통계 자료 등이 있습니다.
- 예시: 시장 동향 분석 보고서, 학술 논문
첨부 서류 작성 및 관리 요령
- 필요한 서류만 첨부: 기안 내용과 직접적으로 관련 없는 서류는 첨부하지 않아야 합니다.
- 명확한 파일명: 첨부 파일의 이름은 내용을 쉽게 알 수 있도록 명확하게 작성합니다. 예를 들어 “2024년_마케팅_예산안.xlsx” 과 같이 작성합니다.
- 파일 형식 통일: 가능하면 첨부 파일의 형식을 통일하는 것이 좋습니다 (PDF, Word, Excel 등).
- 번호 및 제목 표기: 첨부 서류가 여러 개일 경우, 각 서류에 번호와 제목을 명시하여 구분하기 쉽게 합니다.
- 예시: 1. 2024년 마케팅 예산안, 2. 경쟁사 분석 보고서, 3. 고객 설문조사 결과
- 최신 버전: 첨부 서류는 반드시 최신 버전으로 첨부해야 합니다.
- 용량 확인: 첨부 파일의 용량이 너무 크지 않도록 주의해야 합니다. 필요한 경우 압축하여 첨부합니다.
첨부 서류 표기 방법
기안문 본문에 첨부 서류 목록을 명시하고, 각 서류의 파일명과 함께 간략한 설명을 추가하면 좋습니다.
- 예시:
- 첨부 1. 2024년 마케팅 예산안.xlsx (2024년도 마케팅 부서 예산 계획)
- 첨부 2. 경쟁사 분석 보고서.pdf (주요 경쟁사 마케팅 전략 분석)
- 첨부 3. 고객 설문조사 결과.pptx (신제품에 대한 고객 선호도 조사 결과)
4. 기안문 결재란
기안문 결재란은 기안의 승인 절차를 나타내는 중요한 부분입니다. 결재란에는 기안의 검토 및 승인을 담당하는 결재권자들의 정보와 결재 순서가 명시됩니다. 효율적인 업무 처리를 위해 정확하고 명확하게 작성되어야 합니다.
결재란 구성
결재란은 일반적으로 다음과 같은 항목들로 구성됩니다.
- 기안: 기안문 작성자의 이름과 소속 부서를 기재합니다.
- 검토: 기안 내용의 적절성과 타당성을 검토하는 담당자를 기재합니다. 필요한 경우 여러 명의 검토자를 지정할 수 있습니다.
- 협조: 기안 내용과 관련된 다른 부서의 담당자와 협의가 필요한 경우 협조자를 기재합니다. 협조는 필수적인 절차는 아니며, 필요에 따라 생략될 수 있습니다.
- 승인: 기안 내용의 최종 승인을 담당하는 결재권자를 기재합니다. 일반적으로 부서장, 임원 등이 승인권자를 맡습니다.
결재 순서
결재 순서는 기안 -> 검토 -> 협조 -> 승인 순으로 진행됩니다. 회사 내부 규정이나 업무 특성에 따라 결재 순서가 다를 수 있으므로, 회사 내규를 확인하여 작성해야 합니다.
- 예시 1 (검토와 협조 포함): 기안(홍길동/영업팀) -> 검토(김철수/영업팀) -> 협조(이영희/마케팅팀) -> 승인(박민수/영업부장)
- 예시 2 (검토만 포함): 기안(홍길동/영업팀) -> 검토(김철수/영업팀) -> 승인(박민수/영업부장)
- 예시 3 (검토, 협조 없음): 기안(홍길동/영업팀) -> 승인(박민수/영업부장)
결재 방법
전자 결재 시스템을 사용하는 경우, 시스템에 정해진 양식과 결재선에 따라 진행합니다. 수기로 결재를 진행하는 경우, 결재란에 서명 또는 날인하여 결재 의사를 표시합니다. 결재란에는 결재일자를 함께 기재해야 합니다.
결재란 작성 시 유의사항
- 결재선은 명확하게 표시되어야 합니다. 누가 어떤 순서로 결재해야 하는지 혼동되지 않도록 주의합니다.
- 결재권자의 직급, 이름, 소속 부서를 정확하게 기재합니다.
- 결재는 정해진 순서대로 진행되어야 합니다. 순서를 바꾸거나 건너뛰는 것은 원칙적으로 허용되지 않습니다.
- 결재가 완료된 기안문은 원본과 함께 보관해야 합니다.
- 회사 내부 규정이나 지침이 있다면, 해당 규정에 맞춰 결재란을 작성해야 합니다.
전자결재 시스템 활용
대부분의 회사에서는 전자결재 시스템을 활용하여 기안문을 작성하고 결재를 진행합니다. 전자결재 시스템을 사용하면 결재 과정을 간소화하고, 기안문의 관리 효율성을 높일 수 있습니다. 시스템에 따라 결재란의 구성이나 작동 방식이 다를 수 있으므로, 각 시스템의 사용 방법을 숙지해야 합니다.
이 글에서는 ‘1. 기안문 제목 작성’, ‘2. 기안문 본문 작성’ 등 기안문 문서 작성 방법 중 2. 기안문 구성 요소와 작성법에 대해 알아보았습니다. 감사합니다.
기안문 문서 작성 방법 | 3. 다양한 유형의 기안문 작성 실전